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Siete características que deben tener los programas contables para pymes

Publicado el 25 de Octubre

Siete características que deben tener los programas contables para pymes

El 75% de los emprendimientos no logran llegar a los 2 años de vida, pues no logran superar desafíos como el de obtener financiamiento y el del mal manejo de sus finanzas.

Muchos piensan que las grandes empresas son las principales generadoras de empleo en la región, pero es completamente erróneo, pues el 99% de empresas formales en Latinoamérica son MiPymes, generando el 60% del trabajo formal y representando hasta un 50% del PBI de cada país.

>LEE: Emprendedores: tres mitos que impiden a las pymes automatizar sus negocios

Existen más de 10 millones de Micro y Pequeñas Empresas en América Latina y el Caribe, pero desafortunadamente el 75% de los emprendimientos no logran llegar a los 2 años de vida pues no logran superar desafíos como el de obtener financiamiento y el del mal manejo de sus finanzas.

¿Cómo va la automatización administrativa y contable?

Al iniciar sus operaciones, las pymes no consideran dentro de sus prioridades el incorporar muchos programas que les permitan automatizar sus procesos y, principalmente los administrativos y contables, suelen ser llevados en hojas de cálculo y hasta en lápiz y papel, pues estos programas tienden a tener un valor elevado en el mercado el cual los emprendedores no pueden cubrir o tienen funciones muy limitadas.

Es por eso que para ellos, contar con un software contable que les permita tener un desarrollo conjunto es primordial, es decir que permita a la pyme ir explorando de manera sencilla la contabilidad de la empresa a través de facturación, gestión de gastos, inventarios, entre otras funciones y así poder dominar al 100% las finanzas del negocio y ver las oportunidades de crecimiento.

A  propósito de esto, Alegra.com, un sistema administrativo, contable y de facturación electrónica utilizado por pymes en Latinoamérica, lista 7 características básicas que debe de tener un programa para ayudar llevar las finanzas de las pequeñas y medianas empresas de manera más sencilla:

1.  Facturación Electrónica

La necesidad primordial que tienen los pequeños empresarios es de una herramienta de facturación sencilla y que tenga los complementos fiscales requeridos. Alegra tiene clientes a lo largo de 18 países, y ha desarrollado 11 versiones personalizadas que cumplen con la legislación tributaria de 10 naciones: Argentina, Chile, Colombia, Costa Rica, España, México, Panamá, Perú, República Dominicana y EUA (versión en español para público hispano). 

2. Plataforma fácil de usar

A medida de que un negocio crece, se estandarizan procesos y van creciendo las necesidades administrativas y contables. Que la plataforma sea intuitiva y amigable se vuelve una característica elemental, pues no todos los emprendedores tienen conocimientos avanzados en contabilidad, así que debe de ser una solución diseñada desde la experiencia del usuario.

3. Automatización de cobros de factura

La plataforma debe ser capaz de crear un link con el estado de cuenta de los clientes y enviarles recordatorios de pago. Lo ideal siempre es tener integraciones con pasarelas de pagos, para diversificar el sistema de pagos a los usuarios.

4.  Actualización continua

La plataforma debe estar en la Nube, pues así tendrá actualizaciones inmediatas sobre las nuevas disposiciones tributarias para facturación electrónica, y las funcionalidades necesarias. Además, que sea una SaaS (Software as a Service) permite que sea mucho más asequible al no tenerse que comprar como tal el programa, sino que se paga una renta mensual en función del tiempo e integraciones necesarias.

5. Seguridad

La información del negocio debe estar protegida. La plataforma debe contar con los mejores sistemas de seguridad y hospedada en servidores especializados, así las pymes no tienen de qué preocuparse por copias de seguridad o una costosa infraestructura.

6. Facturación en Punto de Venta

Tener conexión a internet permite facturar desde un dispositivo móvil, llámese laptop, tablet o celular a través de una aplicación, sin embargo, un sistema de  POS (point of sales) para facturación, optimiza el proceso de venta incluso sin conexión a internet; esto es ideal para establecimientos de comercio donde el número de transacciones suele ser más elevado.

7. Integración con otras aplicaciones

Existen aplicaciones que pueden integrarse con otras herramientas tecnológicas para automatizar los procesos administrativos. Que un software tenga opción de integración API permitirá que una pyme se conecte con decenas de aplicaciones como Google DriveSalesforcePipedrive y Hubspot, entre otras. Esto permite aumentar la productividad del negocio teniendo más control sobre tareas de ventas, nómina, pagos, CRM y muchas más.

>LEE:Transformación digital en pymes familiares: ¿Cómo lograrla con éxito y qué beneficios trae?

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