Comunicación a medida

Escuchemos con atención

"Si hay algo que no debe faltar nunca en un plan de comunicación a desarrollar, independientemente de la elección de acciones que se escoja, es el escuchar con atención y con sentido a todo el personal."

Escucha con mucha atención a tu personal interno, independientemente del cargo que ocupe dentro del organigrama.  Foto: Internet
Escucha con mucha atención a tu personal interno, independientemente del cargo que ocupe dentro del organigrama. Foto: Internet Escuchemos con atención

Existe la idea, acertada a mi manera de ver las cosas, que todos los días tenemos la posibilidad de aprender algo nuevo que nos será útil en nuestra vida laboral. Esta frase siempre la intento acompañar con otra idea: Debe haber un balance entre el conocimiento práctico que adquirirnos día a día y la base teórica que el centro de estudios o los libros nos pueden dar.

Dicho ello, el año pasado me encontré con un libro que reafirmó al 100% la visión que tengo, y que todos deberían seguir a mi entender, sobre el camino que hay que tomar para gestionar la comunicación interna en las organizaciones de una manera óptima. Este libro es "Comunicación Interna en la Práctica" (2013), de Manuel Tessi.

Tessi repite una idea muy clara en su libro, la cual siempre pongo en práctica en mis trabajos, y esta es: escuchar con mucha atención a tu personal interno, independientemente del cargo que ocupe dentro del organigrama. 

Si bien el gestionar la comunicación interna conlleva a un sinfín de esfuerzos, Tessi los centra en los siguientes 7 pasos:

  • Escuchar primero
  • Capitalizar las quejas
  • Ordenar la emisión
  • Narrar con significado
  • Ofrecer la palabra
  • Medir los logros
  • ¿Y el cuadro de resultados?

Cada punto mencionado es importante para el buen desarrollo de la comunicación interna organizacional, pero hoy me centraré en el primero (espero lean el libro para entender los otros 6 puntos) ya que considero que, si no se ejecuta de manera oportuna este paso, avanzaremos a ciegas o engañados creyendo que vamos por buen camino, lo que nos llevará a perder dinero y tiempo. Si hay algo que no debe faltar nunca en un plan de comunicación a desarrollar, independientemente de la elección de acciones que se escoja, es el escuchar con atención y con sentido a todo el personal.

Parto de la premisa que todo aquel que pasa 8 horas en una organización siempre tendrá algo que decir que ayude a la empresa y es nuestra responsabilidad, como comunicadores o empresarios, darnos el tiempo y espacio para, como mínimo, aplicar los 3 siguientes puntos:

  • Prestarle verdadera atención a quien quiere hablar con nosotros, con la finalidad de intentar resolver sus requerimientos y enriquecernos de sus opiniones.
  • Guiar, si es necesario, a la persona que nos pide conversar para que se comuniquen de una manera apropiada, ya que no siempre quien desea darte una opinión tendrá la capacidad de expresar bien sus ideas. 
  • Capacitar a la gerencia y encargados de todas las áreas para que estén prestos a atender a sus equipos. Partamos de la idea que la gerencia general debe estar convencida de la importancia de la comunicación interna, ya que sin ello nada de lo que se diga funcionará. A partir de aquí, si el personal de la empresa es numeroso, se debe delegar funciones respecto a la comunicación.

Entendiendo lo expuesto, debemos tener presente que no se trata solo de darles un tiempo para que hablen, sino que ese tiempo se sienta como de aprendizaje mutuo, de crecimiento y de motivación para todos. El estar al tanto de lo que quieren, de lo que buscan, de sus incomodidades o de sus aciertos, es el mejor inicio para plantear una estrategia de comunicación interna exitosa y para ello tenemos que saber escuchar. Recordemos que lo más común dentro de una empresa, es que el colaborador sea el que recibe todo tipo de información u órdenes sin participar en la comunicación y esto tiene que empezar a cambiar.  

Hay algunos tips que pueden ayudar a que el escuchar con atención se ejecute de la mejor manera y aquí los menciono:

  • Darle la palabra a quien o quienes vienen a conversar contigo. Que se sientan en confianza de expresar todo lo que tienen por decir.
  • Anotar sus solicitudes, ya que la mente suele ser frágil.
  • No interrumpirlos en un primer momento.
  • Que sientan que se les presta atención y contestar las cuestiones de las que puedas tener información en ese momento.
  • Dejar como pendiente a resolver todas las interrogantes que no pudieron ser contestadas en la reunión y siempre a la brevedad posible.

Para finalizar, debemos reafirmar la idea de que las estrategias unilaterales de comunicación interna tienden al fracaso y debemos evitarlas a toda costa; a su vez, no olvidemos que es importante que el actuar, respecto a esta herramienta, debe estar alineado a la cultura empresarial, a su ADN como institución y es que, sin coherencia, cualquier estrategia de comunicación, en general, dejará de tener sentido alguno y se encaminará al fracaso.